第一條  為規(guī)范基金會檔案管理工作，特制定本辦法。

第二條  歸檔的文件材料必須按類別立卷，以年度為線索。基金會在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第二章 檔案管理原則

第三條  全體工作人員應樹立檔案意識，凡反映基金會工作的一切有效資料和文字記錄都屬于基金會檔案留存的歷史資料。

第四條  行政部應建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限。

第三章 檔案的收集管理

第五條  堅持部門收集、管理文件材料制度。

第六條  各部門都要建立健全平時歸卷制度，根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，管理好平時文檔。

第七條  公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)部門主管批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門歸卷。

第四章 歸檔范圍

第八條  行政檔案

（一）上級主管部門及其他單位相關往來文件；

（二）基金會制定的各種文件、辦公會記錄及通知；

（三）基金會名義出具的請示、報告、函復等文件；

（四）專職、兼職人員的人事簡歷及相關資料；

（五）基金會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、統(tǒng)計報表等。

第九條  財務檔案

（一）基金會日常支出財務報銷憑證、帳目、審批手續(xù)及報表；

（二）捐贈收據(jù)等入帳單據(jù)；

（三）預算計劃、審計報告、統(tǒng)計報表等重要財務文檔。

第十條 項目檔案

（一）項目建議書、項目概要、在申請時提供的輔證材料；

（二）項目協(xié)議；

（三）項目實施過程中各階段的報告；

（四）項目管理過程記錄，包含各階段的檢查表；

（五）項目實施過程交流材料；

（六）項目評估的評定意見；

第十一條 傳播資料檔案

（一）基金會各類物品制作及印刷品；

（二）媒體報道部門原件剪報；

（三）照片、影片、錄音、錄像、視頻等；

（四）階段性匯總歸檔材料；

（五）資助項目的傳播素材。

第五章 立 卷

第十二條  為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門配合，行政部負責組卷、編目。

第十三條  案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第十四條  歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第六章 檔案的銷毀

第十五條  對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。

第十六條  辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)秘書長批準，方能銷毀。

第七章 檔案借閱、利用工作

第十七條  案卷一般僅供在安徽省康養(yǎng)慈善基金會閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

第十八條  借閱期限不得超過兩個星期，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。

第八章 附 則

第十九條  各部門應積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。

第二十條  本辦法由行政部解釋、補充，由基金會理事會批準執(zhí)行。