第一條  為規(guī)范基金會(huì)檔案管理工作，特制定本辦法。

第二條  歸檔的文件材料必須按類別立卷，以年度為線索?；饡?huì)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第二章 檔案管理原則

第三條  全體工作人員應(yīng)樹立檔案意識(shí)，凡反映基金會(huì)工作的一切有效資料和文字記錄都屬于基金會(huì)檔案留存的歷史資料。

第四條  行政部應(yīng)建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。

第三章 檔案的收集管理

第五條  堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。

第六條  各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度，根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，管理好平時(shí)文檔。

第七條  公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)部門主管批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門歸卷。

第四章 歸檔范圍

第八條  行政檔案

（一）上級(jí)主管部門及其他單位相關(guān)往來文件；

（二）基金會(huì)制定的各種文件、辦公會(huì)記錄及通知；

（三）基金會(huì)名義出具的請(qǐng)示、報(bào)告、函復(fù)等文件；

（四）專職、兼職人員的人事簡歷及相關(guān)資料；

（五）基金會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

第九條  財(cái)務(wù)檔案

（一）基金會(huì)日常支出財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證、帳目、審批手續(xù)及報(bào)表；

（二）捐贈(zèng)收據(jù)等入帳單據(jù)；

（三）預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要財(cái)務(wù)文檔。

第十條 項(xiàng)目檔案

（一）項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目概要、在申請(qǐng)時(shí)提供的輔證材料；

（二）項(xiàng)目協(xié)議；

（三）項(xiàng)目實(shí)施過程中各階段的報(bào)告；

（四）項(xiàng)目管理過程記錄，包含各階段的檢查表；

（五）項(xiàng)目實(shí)施過程交流材料；

（六）項(xiàng)目評(píng)估的評(píng)定意見；

第十一條 傳播資料檔案

（一）基金會(huì)各類物品制作及印刷品；

（二）媒體報(bào)道部門原件剪報(bào)；

（三）照片、影片、錄音、錄像、視頻等；

（四）階段性匯總歸檔材料；

（五）資助項(xiàng)目的傳播素材。

第五章 立 卷

第十二條  為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門配合，行政部負(fù)責(zé)組卷、編目。

第十三條  案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第十四條  歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第六章 檔案的銷毀

第十五條  對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存。

第十六條  辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)秘書長批準(zhǔn)，方能銷毀。

第七章 檔案借閱、利用工作

第十七條  案卷一般僅供在安徽省康養(yǎng)慈善基金會(huì)閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

第十八條  借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第八章 附 則

第十九條  各部門應(yīng)積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

第二十條  本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由基金會(huì)理事會(huì)批準(zhǔn)執(zhí)行。